Journal des écritures
Registre chronologique immuable de tous les mouvements de marchandises - placement, sortie, transfert, manipulation usuelle, ajustement, perte.
Le journal des écritures est le registre central de la comptabilité matière. Chaque mouvement de marchandise est consigné comme une écriture horodatée, formant une piste d'audit complète et inaltérable conforme au CDU.
Cadre réglementaire
L'obligation de tenir un registre des mouvements découle de plusieurs textes :
| Texte | Articles | Objet |
|---|---|---|
| Code des Douanes de l'Union (CDU) | Art. 214 | Obligation de tenue de registres pour les régimes particuliers |
| Règlement Délégué 2015/2446 | Art. 178 | Mentions obligatoires dans les registres (nature du mouvement, date, références) |
| Règlement d'Exécution 2015/2447 | Annexe 72-04 | Données minimales requises par écriture |
Les écritures confirmées sont immuables. Le CDU exige que les registres ne puissent être modifiés rétroactivement. Toute correction passe par une contre-passation (écriture inverse), jamais par une modification directe.
Types de mouvement
Chaque écriture est caractérisée par un type de mouvement qui détermine son effet sur le solde du compte matière :
| Type | Code | Effet sur le solde | Description |
|---|---|---|---|
| Placement | PLACEMENT | + (entrée) | Marchandise placée sous le régime - importation, transfert entrant |
| Sortie | REMOVAL | - (sortie) | Marchandise sortie du régime - mise en libre pratique, réexportation |
| Transfert entrant | TRANSFER_IN | + (entrée) | Réception depuis un autre compte matière ou entrepôt |
| Transfert sortant | TRANSFER_OUT | - (sortie) | Envoi vers un autre compte matière ou entrepôt |
| Manipulation usuelle | USUAL_HANDLING | neutre | Opération autorisée (reconditionnement, tri, marquage) sans changement de nature |
| Stock initial | INITIAL_STOCK | + (entrée) | Solde d'ouverture lors de la création du compte ou migration |
| Ajustement positif | ADJUSTMENT_POS | + (entrée) | Correction à la hausse constatée lors d'un inventaire |
| Ajustement négatif | ADJUSTMENT_NEG | - (sortie) | Correction à la baisse constatée lors d'un inventaire |
| Perte / Destruction | LOSS | - (sortie) | Perte naturelle, casse, destruction autorisée par la douane |
| Contre-passation | REVERSAL | inverse | Annulation d'une écriture confirmée - génère un mouvement de signe opposé |
Les manipulations usuelles (Art. 220 CDU) ne modifient pas la nature de la marchandise. Elles sont autorisées dans le cadre de l'entrepôt sous douane et comprennent le reconditionnement, le tri, la prise d'échantillons, le marquage, et d'autres opérations listées à l'Annexe 71-03 du RD 2015/2446.
Données d'une écriture
Champs obligatoires
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Compte matière | Le compte sur lequel porte l'écriture | ED-2024-8471 |
| Type de mouvement | Voir tableau ci-dessus | PLACEMENT |
| Date d'opération | Date effective du mouvement physique | 2025-03-15 |
| Quantité | Quantité dans l'unité de mesure du compte | 500 (PCE) |
| Poids net (kg) | Poids net en kilogrammes | 1 250,00 |
| Valeur | Valeur en douane dans la devise du compte | 45 000,00 EUR |
Champs optionnels
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Référence déclaration (MRN) | Numéro MRN de la déclaration douanière liée | 24FR00012345678901 |
| Référence locale (LRN) | Numéro LRN avant attribution du MRN | LRN-2025-00042 |
| Lot / N° de série | Identification du lot ou du numéro de série | LOT-2025-A001 |
| Notes | Commentaire libre | Reconditionnement palette 12 → cartons individuels |
| Compte de transfert | Compte destinataire (transferts uniquement) | ED-2024-8471-B |
Cycle de vie d'une écriture
Chaque écriture passe par un workflow en deux ou trois étapes :
Brouillon (DRAFT) ──→ Confirmé (CONFIRMED) ──→ [Contre-passé (REVERSED)]Brouillon
L'écriture est créée avec le statut Brouillon. Elle est modifiable : vous pouvez corriger les quantités, les références, le type de mouvement. Le solde du compte n'est pas impacté.
Confirmation
Quand les informations sont vérifiées, confirmez l'écriture. Cette action est définitive :
- Le statut passe à Confirmé
- Le solde du compte est recalculé instantanément (quantité, poids, valeur)
- L'écriture reçoit un numéro séquentiel dans le journal
- L'horodatage de confirmation et l'utilisateur sont enregistrés
Contre-passation (si nécessaire)
Une écriture confirmée ne peut pas être modifiée. Pour corriger une erreur, utilisez la contre-passation :
- Le système génère automatiquement une écriture inverse (même montants, signe opposé)
- L'écriture d'origine est marquée comme Contre-passée
- L'écriture inverse est immédiatement confirmée
- Le solde du compte est recalculé
Vous pouvez ensuite créer une nouvelle écriture avec les valeurs corrigées.
La confirmation est irréversible. Vérifiez attentivement les quantités et la référence de déclaration avant de confirmer. En cas d'erreur, la contre-passation conserve la trace complète dans le journal (écriture originale + écriture inverse + nouvelle écriture corrigée).
Solde courant (running balance)
Le solde courant du compte matière est recalculé à chaque confirmation d'écriture. Il représente l'état des stocks à un instant donné :
| Composante | Calcul |
|---|---|
| Quantité | Somme des entrées - Somme des sorties (dans l'unité du compte) |
| Poids net | Somme des poids en entrée - Somme des poids en sortie (kg) |
| Valeur | Somme des valeurs en entrée - Somme des valeurs en sortie (devise du compte) |
Le solde ne peut pas devenir négatif. Si une écriture de sortie dépasse le solde disponible, la confirmation est refusée avec un message d'erreur.
Le solde courant est recalculé de manière déterministe à partir de l'ensemble des écritures confirmées. En cas de doute, la fonction Recalculer le solde (menu Actions du compte) retraite toutes les écritures chronologiquement.
Lien avec les déclarations douanières
Chaque écriture peut être rattachée à une déclaration douanière via deux identifiants :
- MRN (Movement Reference Number) - référence attribuée par la douane après acceptation de la déclaration
- LRN (Local Reference Number) - référence locale attribuée par l'opérateur avant soumission
Quand une déclaration de placement ou de sortie est validée par la douane (BAE reçu), une écriture est automatiquement créée en statut Brouillon dans le compte matière correspondant. Le MRN est renseigné automatiquement.
Conditions pour le rattachement automatique :
- Le code de procédure douanière correspond au régime de l'autorisation
- Le code marchandise NC8 correspond à un compte matière actif
- L'EORI du titulaire correspond
L'écriture automatique doit être vérifiée puis confirmée manuellement.
Pour les mouvements sans déclaration douanière (transferts internes, manipulations usuelles, ajustements) ou lorsque le rattachement automatique échoue, créez l'écriture manuellement :
- Naviguez vers Comptabilité matière > Journal > Nouvelle écriture
- Sélectionnez le compte matière
- Renseignez le type de mouvement, les quantités et la référence MRN/LRN le cas échéant
- Enregistrez en brouillon puis confirmez
Filtres et recherche
Le journal des écritures offre des filtres avancés pour retrouver rapidement un mouvement :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Compte matière | Filtrer par compte spécifique |
| Type de mouvement | Placement, sortie, transfert, etc. |
| Statut | Brouillon, confirmé, contre-passé |
| Période | Date de début / date de fin |
| Référence MRN/LRN | Recherche par numéro de déclaration |
| Montant minimum / maximum | Filtrer par valeur |
Raccourcis clavier
Pour accélérer la saisie des écritures :
| Raccourci | Action |
|---|---|
Cmd + S | Enregistrer l'écriture en brouillon |
Cmd + Enter | Confirmer l'écriture (avec dialogue de confirmation) |
Cmd + Z | Annuler la dernière modification (brouillon uniquement) |
Cmd + D | Dupliquer l'écriture courante (crée un nouveau brouillon) |
Tab | Passer au champ suivant |
Shift + Tab | Revenir au champ précédent |
Bonnes pratiques
- Confirmez rapidement - ne laissez pas les écritures en brouillon plus de 24 heures. Les soldes ne reflètent que les écritures confirmées.
- Renseignez toujours le MRN - le lien avec la déclaration douanière est essentiel pour les contrôles et les rapports réglementaires.
- Utilisez les notes - décrivez brièvement le contexte de l'opération, surtout pour les ajustements et les pertes.
- Contre-passez, ne supprimez pas - la suppression n'existe pas par conception. La contre-passation garantit la traçabilité exigée par le CDU.
- Vérifiez les écritures automatiques - les écritures générées depuis les déclarations doivent être vérifiées (quantités, unités) avant confirmation.
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