Regulatorische Berichte
Erstellung von Materialbuchhaltungsberichten – Bestandsbilanz, Bewegungsregister, Audit-Trail, DRM (Monatliche Zusammenfassende Erklärung).
Die Materialbuchhaltung erstellt vier Arten von regulatorischen Berichten, die den Anforderungen des UZK entsprechen und die Kontrollen der Zollbehörden ermöglichen. Alle Berichte können als PDF und CSV exportiert werden.
Rechtsrahmen
| Text | Artikel | Zweck |
|---|---|---|
| Unionszollkodex (UZK) | Art. 214 | Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen – Inhalt, Darstellung, Aufbewahrung |
| Delegierte Verordnung 2015/2446 | Art. 175 | Abrechnungsdeklaration – Vorlage innerhalb von 30 Tagen |
| Delegierte Verordnung 2015/2446 | Art. 178 | Mindestdaten der Aufzeichnungen (Art, Datum, Referenz, Menge, Wert) |
| Durchführungsverordnung 2015/2447 | Anhang 72-04 | Datenformat der erforderlichen Aufzeichnungen |
Die von The Trade Hub generierten Berichte entsprechen den Anforderungen des Anhangs 72-04 der Durchführungsverordnung 2015/2447. Sie werden von den französischen und europäischen Zollbehörden als Materialbuchhaltungsaufzeichnungen akzeptiert.
Berichtstypen
Bestandsbilanz
Momentaufnahme der Bestände zu einem bestimmten Zeitpunkt – Salden nach Materialkonto, Bewilligung, Lagerort.
Bewegungsregister
Chronologische vollständige Liste aller Buchungen innerhalb eines Zeitraums – das offizielle Journal der Vorgänge.
Audit-Trail
Vollständige Nachverfolgbarkeit jeder Aktion – Erstellung, Änderung, Bestätigung, Stornierung, mit Benutzer und Zeitstempel.
DRM
Monatliche Zusammenfassende Erklärung – monatliche Zusammenfassung der Bewegungen je Konto, von bestimmten nationalen Zollbehörden verlangt.
Bestandsbilanz
Die Bestandsbilanz ist eine Momentaufnahme der Mengen, Gewichte und Werte, die unter einem besonderen Zollverfahren zu einem bestimmten Datum gehalten werden.
Parameter
| Parameter | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Referenzdatum | Datum, an dem die Salden berechnet werden | Heute |
| Bewilligung | Filter nach Bewilligung (oder alle) | Alle |
| Lagerort | Filter nach physischem Standort | Alle |
| Nur aktive Konten | Ausschluss inaktiver Konten (Saldo Null) | Ja |
Berichtsinhalte
Für jedes eingeschlossene Materialkonto:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Kontoreferenz | Identifikationsnummer des Materialkontos |
| Bewilligung | Nummer und Typ der Bewilligung |
| NC8-Code | Code der Kombinierten Nomenklatur |
| Beschreibung | Warenbeschreibung |
| Menge | Saldo in der Maßeinheit des Kontos |
| Nettogewicht (kg) | Saldo in Kilogramm |
| Wert (EUR) | Saldo in Wert |
| Letzte Buchung | Datum der letzten bestätigten Buchung |
Der Bericht enthält Zwischensummen je Bewilligung und eine Gesamtsumme am Seitenende.
Anwendungsfälle
- Zollkontrolle – Vorlage des Lagerbestands auf Anforderung des Prüfers
- Abschluss der Buchhaltung – Abstimmung mit der Hauptbuchhaltung
- Inventur – Vergleichsbasis für die physische Zählung
- Internes Reporting – Nachverfolgung des Werts der Bestände unter dem Verfahren
Bewegungsregister
Das Bewegungsregister ist das offizielle Journal aller in der Materialbuchhaltung erfassten Vorgänge. Es ist das Hauptdokument, das gemäß Art. 214 UZK verlangt wird.
Parameter
| Parameter | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Zeitraum | Start- und Enddatum | Aktueller Monat |
| Bewilligung | Filter nach Bewilligung | Alle |
| Materialkonto | Filter nach spezifischem Konto | Alle |
| Bewegungstypen | Filter nach Typ (Einlagerung, Auslagerung, etc.) | Alle |
| Status | Entwurf, bestätigt, storniert | Nur bestätigt |
Berichtsinhalte
Jede Zeile stellt eine Buchung dar:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Laufende Nr. | Reihenfolge im Journal |
| Buchungsdatum | Tatsächliches Datum der Bewegung |
| Bestätigungsdatum | Datum und Uhrzeit der Systembestätigung |
| Materialkonto | Kontoreferenz |
| Bewegungstyp | Einlagerung, Auslagerung, Transfer, etc. |
| MRN/LRN-Referenz | Nummer der zugehörigen Zollanmeldung |
| Menge | Bewegungsmenge (+ oder -) |
| Nettogewicht (kg) | Gewicht der Bewegung |
| Wert (EUR) | Wert der Bewegung |
| Saldo nach Buchung | Aktueller Saldo nach dieser Buchung |
| Benutzer | Benutzerkennung des Bestätigenden |
Das Bewegungsregister ist mindestens 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem das Verfahren erledigt wurde (Art. 51 UZK). The Trade Hub bewahrt die gesamte Historie unbegrenzt auf.
Anwendungsfälle
- Zollprüfung – Hauptdokument bei nachträglicher Kontrolle
- Abstimmung – Abgleich der Bewegungen mit den Zollanmeldungen
- Recherche – Suche nach einer bestimmten Bewegung anhand MRN, Datum oder Typ
Audit-Trail
Der Audit-Trail zeichnet jede Aktion im Modul der Materialbuchhaltung auf, einschließlich Aktionen ohne Buchungswirkung.
Nachverfolgte Aktionen
| Aktion | Erfasste Details |
|---|---|
| Buchungserstellung | Benutzer, Datum, Konto, Typ, Beträge |
| Buchungsänderung (Entwurf) | Benutzer, geänderte Felder, Werte vorher/nachher |
| Buchungsbestätigung | Benutzer, Datum/Uhrzeit, zugewiesene laufende Nummer |
| Stornierung | Benutzer, Originalbuchung, erzeugte Gegenbuchung |
| Inventurerstellung | Benutzer, Umfang, eingeschlossene Konten |
| Inventurfreigabe | Benutzer, festgestellte Abweichungen, erzeugte Anpassungen |
| Verlängerungsanfrage | Benutzer, betroffene Abrechnung, neues Datum angefragt |
| Berichtserstellung | Benutzer, Berichtstyp, Parameter |
Parameter
| Parameter | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Zeitraum | Start- und Enddatum | Letzte 30 Tage |
| Benutzer | Filter nach Benutzer | Alle |
| Aktionstyp | Filter nach Aktionstyp | Alle |
| Entität | Filter nach Buchung, Inventur, Abrechnung | Alle |
Der Audit-Trail ist schreibgeschützt und kann weder geändert noch gelöscht werden. Er stellt einen unveränderbaren Nachweis aller Vorgänge dar, gemäß den Nachverfolgbarkeitsanforderungen des UZK.
Anwendungsfälle
- Interne Kontrolle – Überprüfung, wer wann was getan hat
- Untersuchung – Nachverfolgung der Historie einer Anomalie
- Compliance – Nachweis der Sorgfaltspflicht bei Streitfällen
DRM (Monatliche Zusammenfassende Erklärung)
Die DRM ist eine monatliche Zusammenfassung der Warenbewegungen unter einem besonderen Zollverfahren. Einige nationale Zollverwaltungen verlangen sie zusätzlich zu den detaillierten Aufzeichnungen.
Prinzip
Die DRM fasst für jedes Materialkonto und einen Kalendermonat zusammen:
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Anfangsbestand | Saldo zu Monatsbeginn (Menge, Gewicht, Wert) |
| Zugänge im Monat | Summe der Einlagerungen, eingehenden Transfers, positiven Anpassungen |
| Abgänge im Monat | Summe der Auslagerungen, ausgehenden Transfers, Verluste, negativen Anpassungen |
| Endbestand | Saldo zum Monatsende (berechnet: Anfang + Zugänge - Abgänge) |
| Details nach Typ | Aufschlüsselung der Zu- und Abgänge nach Bewegungstyp |
Parameter
| Parameter | Beschreibung | Standardwert |
|---|---|---|
| Monat | Kalendermonat der DRM | Vormonat |
| Bewilligung | Filter nach Bewilligung | Alle |
| Gruppierung | Nach Konto, NC8-Code oder Bewilligung | Nach Konto |
Konsistenzprüfung
Vor der endgültigen Erstellung prüft das System automatisch:
- Anfangsbestand = Endbestand des Vormonats (Kontinuität)
- Endbestand = Anfangsbestand + Zugänge - Abgänge (Bilanz)
- Keine Entwürfe im Zeitraum (Vollständigkeit)
Wenn noch Buchungen im Status Entwurf im angefragten Zeitraum vorliegen, wird die DRM mit einer Warnung erstellt. Bitte bestätigen Sie alle ausstehenden Buchungen, bevor Sie die DRM an den Zoll übermitteln.
Übermittlung
Die DRM muss in den meisten Zollverwaltungen vor dem 10. des Folgemonats eingereicht werden. Vom generierten Bericht aus:
- Prüfen Sie die Summen und Datenkonsistenz
- Klicken Sie auf DRM bestätigen, um den Bericht zu fixieren
- Exportieren Sie als PDF zur Übermittlung an den Zoll
- Markieren Sie die DRM als Übermittelt und geben Sie das Übermittlungsdatum an
Exportformate
Alle Berichte sind in folgenden Formaten verfügbar:
| Format | Verwendung | Details |
|---|---|---|
| Offizielle Einreichung, Archivierung | Professionelles Layout mit Kopfzeile, Logo, Seitenzahlen, Unterschriften | |
| CSV | Analyse, Import in andere Systeme | Rohdaten, Semikolon als Trennzeichen, UTF-8 Kodierung |
Das generierte PDF enthält:
- Kopfzeile mit Organisationsinformationen (Firmenname, EORI, Adresse)
- Berichtstitel, Zeitraum, Filterparameter
- Datentabelle mit ausgerichteten Spalten
- Summen und Zwischensummen
- Fußzeile mit Erstellungsdatum, Seitenzahl und eindeutiger Berichts-ID
Die CSV-Datei enthält:
- Kopfzeile mit Spaltennamen
- Eine Zeile pro Datensatz
- Trennzeichen: Semikolon (
;) - Kodierung: UTF-8 mit BOM (Excel-kompatibel)
- Datumsformat ISO 8601 (JJJJ-MM-TT)
- Dezimalzahlen mit Komma
Best Practices
- Erstellen Sie das Bewegungsregister monatlich – auch wenn der Zoll es nicht systematisch verlangt, erleichtert ein archiviertes Monatsregister nachträgliche Kontrollen
- Bestätigen Sie die DRM vor dem 5. des Monats – halten Sie einen Puffer von 5 Tagen vor der Abgabefrist ein
- Archivieren Sie die PDFs – bewahren Sie eine PDF-Kopie jedes eingereichten Berichts mit Datum und Referenz auf
- Nutzen Sie die CSV-Dateien für die Abstimmung – importieren Sie die Daten in Ihr Buchhaltungssystem zur Überprüfung der Übereinstimmung mit der Hauptbuchhaltung
- Überprüfen Sie regelmäßig den Audit-Trail – eine monatliche Kontrolle der Aktionen hilft, Anomalien zu erkennen (mehrfach geänderte Buchungen, späte Bestätigungen)
- Bereiten Sie eine Prüfmappe vor – sammeln Sie Bestandsbilanz + Bewegungsregister + letzte DRM + letzte Inventur in einem Ordner, um bei unangekündigten Kontrollen vorbereitet zu sein
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