Rapports réglementaires
Génération des rapports de comptabilité matière - bilan de stock, registre des mouvements, piste d'audit, DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle).
La comptabilité matière génère quatre types de rapports réglementaires qui répondent aux exigences du CDU et permettent de satisfaire les contrôles des autorités douanières. Tous les rapports sont exportables en PDF et CSV.
Cadre réglementaire
| Texte | Articles | Objet |
|---|---|---|
| Code des Douanes de l'Union (CDU) | Art. 214 | Obligation de tenue de registres - contenu, présentation, conservation |
| Règlement Délégué 2015/2446 | Art. 175 | Décompte d'apurement - présentation dans les 30 jours |
| Règlement Délégué 2015/2446 | Art. 178 | Données minimales des registres (nature, date, référence, quantité, valeur) |
| Règlement d'Exécution 2015/2447 | Annexe 72-04 | Format des données requises dans les registres |
Les rapports générés par The Trade Hub sont conformes aux exigences de l'Annexe 72-04 du Règlement d'Exécution 2015/2447. Ils sont acceptés par les autorités douanières françaises et européennes comme registres de comptabilité matière.
Types de rapports
Bilan de stock
Photographie des stocks à un instant donné - soldes par compte matière, par autorisation, par entrepôt.
Registre des mouvements
Liste chronologique exhaustive de toutes les écritures sur une période - le journal officiel des opérations.
Piste d'audit
Traçabilité complète de chaque action - création, modification, confirmation, contre-passation, avec utilisateur et horodatage.
DRM
Déclaration Récapitulative Mensuelle - synthèse mensuelle des mouvements par compte, exigée par certaines douanes nationales.
Bilan de stock
Le bilan de stock est une photographie des quantités, poids et valeurs détenus sous régime particulier à une date donnée.
Paramètres
| Paramètre | Description | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Date de référence | Date à laquelle les soldes sont calculés | Aujourd'hui |
| Autorisation | Filtrer par autorisation (ou toutes) | Toutes |
| Entrepôt | Filtrer par emplacement physique | Tous |
| Comptes actifs uniquement | Exclure les comptes inactifs (solde zéro) | Oui |
Contenu du rapport
Pour chaque compte matière inclus :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Référence du compte | Identifiant du compte matière |
| Autorisation | Numéro et type de l'autorisation |
| Code NC8 | Code de la nomenclature combinée |
| Description | Description de la marchandise |
| Quantité | Solde en unité de mesure du compte |
| Poids net (kg) | Solde en kilogrammes |
| Valeur (EUR) | Solde en valeur |
| Dernière écriture | Date de la dernière écriture confirmée |
Le rapport inclut des totaux par autorisation et un total général en bas de page.
Cas d'usage
- Contrôle douanier - présenter l'état des stocks à la demande de l'inspecteur
- Clôture comptable - réconciliation avec la comptabilité générale
- Inventaire - base de comparaison pour le comptage physique
- Reporting interne - suivi de la valeur des stocks sous régime
Registre des mouvements
Le registre des mouvements est le journal officiel de toutes les opérations enregistrées dans la comptabilité matière. C'est le document principal exigé par l'Art. 214 CDU.
Paramètres
| Paramètre | Description | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Période | Date de début et date de fin | Mois en cours |
| Autorisation | Filtrer par autorisation | Toutes |
| Compte matière | Filtrer par compte spécifique | Tous |
| Types de mouvement | Filtrer par type (placement, sortie, etc.) | Tous |
| Statut | Brouillon, confirmé, contre-passé | Confirmé uniquement |
Contenu du rapport
Chaque ligne représente une écriture :
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° séquentiel | Numéro d'ordre dans le journal |
| Date d'opération | Date effective du mouvement |
| Date de confirmation | Date et heure de confirmation dans le système |
| Compte matière | Référence du compte |
| Type de mouvement | Placement, sortie, transfert, etc. |
| Référence MRN/LRN | Numéro de la déclaration douanière liée |
| Quantité | Quantité du mouvement (+ ou -) |
| Poids net (kg) | Poids du mouvement |
| Valeur (EUR) | Valeur du mouvement |
| Solde après opération | Solde courant après cette écriture |
| Utilisateur | Identifiant de l'utilisateur ayant confirmé |
Le registre des mouvements doit être conservé pendant au minimum 3 ans après la fin de l'année civile au cours de laquelle le régime a été apuré (Art. 51 CDU). The Trade Hub conserve l'intégralité de l'historique sans limite de durée.
Cas d'usage
- Audit douanier - document principal présenté lors d'un contrôle a posteriori
- Réconciliation - vérification des mouvements avec les déclarations douanières
- Investigation - recherche d'un mouvement spécifique par MRN, date ou type
Piste d'audit
La piste d'audit enregistre chaque action réalisée dans le module de comptabilité matière, y compris les actions qui ne génèrent pas d'écriture comptable.
Actions tracées
| Action | Détail enregistré |
|---|---|
| Création d'écriture | Utilisateur, date, compte, type, montants |
| Modification d'écriture (brouillon) | Utilisateur, champs modifiés, valeurs avant/après |
| Confirmation d'écriture | Utilisateur, date/heure, numéro séquentiel attribué |
| Contre-passation | Utilisateur, écriture d'origine, écriture inverse générée |
| Création d'inventaire | Utilisateur, périmètre, comptes inclus |
| Validation d'inventaire | Utilisateur, écarts constatés, ajustements générés |
| Demande de prolongation | Utilisateur, apurement concerné, nouvelle date demandée |
| Génération de rapport | Utilisateur, type de rapport, paramètres |
Paramètres
| Paramètre | Description | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Période | Date de début et date de fin | 30 derniers jours |
| Utilisateur | Filtrer par utilisateur | Tous |
| Type d'action | Filtrer par type d'action | Toutes |
| Entité | Filtrer par écriture, inventaire, apurement | Toutes |
La piste d'audit est en lecture seule et ne peut être ni modifiée ni supprimée. Elle constitue une preuve inaltérable de toutes les opérations réalisées, conformément aux exigences de traçabilité du CDU.
Cas d'usage
- Contrôle interne - vérifier qui a fait quoi et quand
- Enquête - retracer l'historique d'une anomalie
- Conformité - prouver la diligence de l'opérateur en cas de litige
DRM (Déclaration Récapitulative Mensuelle)
La DRM est une synthèse mensuelle des mouvements de marchandises sous régime particulier. Certaines administrations douanières nationales l'exigent en complément des registres détaillés.
Principe
La DRM récapitule, pour chaque compte matière et pour un mois civil donné :
| Section | Contenu |
|---|---|
| Stock initial | Solde en début de mois (quantité, poids, valeur) |
| Entrées du mois | Total des placements, transferts entrants, ajustements positifs |
| Sorties du mois | Total des sorties, transferts sortants, pertes, ajustements négatifs |
| Stock final | Solde en fin de mois (calculé : initial + entrées - sorties) |
| Détail par type | Ventilation des entrées et sorties par type de mouvement |
Paramètres
| Paramètre | Description | Valeur par défaut |
|---|---|---|
| Mois | Mois civil de la DRM | Mois précédent |
| Autorisation | Filtrer par autorisation | Toutes |
| Regroupement | Par compte, par code NC8, ou par autorisation | Par compte |
Vérification de cohérence
Avant la génération finale, le système vérifie automatiquement :
- Stock initial = stock final du mois précédent (continuité)
- Stock final = stock initial + entrées - sorties (équilibre)
- Aucune écriture en brouillon sur la période (complétude)
Si des écritures sont encore en statut Brouillon sur la période demandée, la DRM est générée avec un avertissement. Confirmez toutes les écritures en attente avant de soumettre la DRM à la douane.
Soumission
La DRM doit être soumise avant le 10 du mois suivant dans la plupart des administrations douanières. Depuis le rapport généré :
- Vérifiez les totaux et la cohérence des données
- Cliquez sur Valider la DRM pour figer le rapport
- Exportez en PDF pour transmission à la douane
- Marquez la DRM comme Soumise et renseignez la date de soumission
Formats d'export
Tous les rapports sont disponibles dans les formats suivants :
| Format | Usage | Détail |
|---|---|---|
| Soumission officielle, archivage | Mise en page professionnelle avec en-tête, logo, pagination, signatures | |
| CSV | Analyse, import dans d'autres systèmes | Données brutes, séparateur point-virgule, encodage UTF-8 |
Le PDF généré comprend :
- En-tête avec les informations de l'organisation (raison sociale, EORI, adresse)
- Titre du rapport, période, paramètres de filtrage
- Tableau de données avec colonnes alignées
- Totaux et sous-totaux
- Pied de page avec la date de génération, le numéro de page, et l'identifiant unique du rapport
Le CSV contient :
- Ligne d'en-tête avec les noms de colonnes
- Une ligne par enregistrement
- Séparateur : point-virgule (
;) - Encodage : UTF-8 avec BOM (compatible Excel)
- Dates au format ISO 8601 (AAAA-MM-JJ)
- Nombres décimaux avec virgule
Bonnes pratiques
- Générez le registre des mouvements mensuellement - même si la douane ne l'exige pas systématiquement, un registre mensuel archivé facilite les contrôles a posteriori
- Validez la DRM avant le 5 du mois - gardez une marge de 5 jours avant la date limite de soumission
- Archivez les PDF - conservez une copie PDF de chaque rapport soumis, avec la date et la référence de soumission
- Utilisez les CSV pour la réconciliation - importez les données dans votre outil comptable pour vérifier la cohérence avec la comptabilité générale
- Consultez la piste d'audit régulièrement - une revue mensuelle des actions permet de détecter les anomalies (écritures modifiées de nombreuses fois, confirmations tardives)
- Préparez un dossier de contrôle - regroupez bilan de stock + registre des mouvements + dernière DRM + dernier inventaire dans un dossier prêt à présenter en cas de contrôle inopiné
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